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La primera tarea que el Máster de Innovación Social de Learning by Healping y PlayGround nos propone es dar feedback (o retroalimentación) a algunos proyectos. Para ello, nos han hecho llegar un video donde Tommy Megna nos explica cómo hacerlo. Aquí mi resumen de la explicación.

Como cualquier procedimiento, como es dar una correcta retroalimentación (prefiero la palabra en castellano, gracias), consta de tres etapas: previa, durante y posterior.

Prefeedback

En primer lugar, deberemos planificar la retroalimentación que vayamos a realizar una vez nos han asignado el proyecto. Esta etapa es llamada prefeedback porque todavía no conocemos lo suficiente sobre el producto, servicio o solución, las personas que lo integran o la etapa en la que se encuentra. Los pasos a realizar serían:

1. HOJA DE FEEDBACK: a no ser que tengas una memoria prodigiosa, es conveniente que crees un documento para ir tomando apuntes sobre la retroalimentación. Por supuesto, existen una serie de información que no pueden faltar: el título del proyecto, el material que comparta contigo, las sensaciones y conclusiones que tengas sobre el mismo y, sobre todo, la información que estés recopilando sobre el proyecto y su temática. Porque sí algo es realmente importante es quedar bien con la persona a la que vayas a dar feedback (y hacerlo todo con AMOR, mucho AMOR), y la única manera de hacerlo es investigando y recopilando datos. No estoy diciendo que te conviertas en un experto, pero al menos conocer que uno de los componentes para hacer jabón natural es la sosa cáustica, por ejemplo.
   
2. CONTACTO: contactamos con la persona u organización para presentarnos, pedir material o información y proponer el día y hora en la que hacer la reunión. En esta parte podemos compartir nuestros datos para fortalecer el contacto, aunque depende de cada uno.
   
3. AGENDAR REUNIÓN: teniendo en cuenta que necesitaremos en torno a una hora de reunión, y conociéndonos un poco (en mi caso la hora puede convertirse en cinco), guardaremos la cita en la agenda (porque sí, se nos va a olvidar seguro) y definiremos qué plataforma utilizaremos para la misma o si será una simple llamada telefónica.
   Personalmente prefiero hacer videollamadas a través de Facebook o, en caso de querer dar mi teléfono móvil, Whatsapp. Sé que existen otras aplicaciones como Google Meet, Zoom o Hangout que funcionan bastante bien. El problema es que, en estos casos, debes disponer de una cuenta en dichas plataformas o un email concreto para poder acceder a ellas.
   
4. RECORDATORIO: un día antes de la reunión, envía un correo electrónico para recordar que nos vamos a ver al día siguiente. Quizás alguno piense que si ya lo tienes apuntado en la agenda, el móvil, los postit del escritorio… ¿Para qué recordarlo? La respuesta es simple: evitas que se nos olvide a ambos, a ti por mandar el recordatorio y a la otra persona u organización por recibirlo.

Feedback

Llega la hora de la verdad, la reunión que habéis planificado. En una mano tienes la documentación que has recopilado en la hoja de feedback (o en folios sueltos a lo sucio) y en la otra el móvil o el ratón del ordenador. Ahora hay que conectarse (pero ese procedimiento lo dejamos para otro día si os parece bien).

1. PRESENTACIÓN PERSONAL: déjate querer, no juzgues y conoce a la otra persona. Básicamente el mundo de los contactos es tan grande que, posiblemente, esta tarea de retroalimentación no llegue a ningún lado para nosotros. Sin embargo, estar abierta a la otra persona e intentar conocerla es una parte fundamental para que la reunión sea cómoda para ambas. Y quién sabe, quizás encuentres al amor de tu vida confeccionando mantas con lana cortada a tijera de manera no abusiva para las ovejas.
   
2. ESCUCHAR: eso que se nos da tan bien cuando llevamos dos copas de más (¿o en ese caso lo que se nos da bien es dar la chapa?). Es decir, invita a la otra persona a que te cuente sobre el proyecto y su contexto, ten los oídos muy abiertos y vete tomando notas en la Hoja de Feedback de aquello que nos parezca interesante y de las dudas que te vayan surgiendo.
   
   Algunas de las preguntas que puedes hacer para conocer mejor el proyecto y los avances serían:
   – ¿Estás trabajando sólo o en equipo? Cuéntame cositas sobre ellos para que pueda entender sus tareas.
   – ¿Has definido la temática social o ambiental a trabajar? ¿Y la problemática puntual? Recuerda ir de lo general, lo amplio, a lo básico, lo especial.
   – ¿Has realizado una búsqueda de Partners Sociales (es decir, personas expertas en la temática o con proyectos parecidos)? ¿Los has contactado y ya tienes la alianza en marcha? ¿En qué se diferencian los unos de los otros? Recuerda que el Partner Social debe estar centrado en la problemática del proyecto. Por ejemplo, si tu proyecto es una perrera municipal, ¿de verdad vas a contactar con la prima de tu mejor amiga que hace champús artesanales? Quizás en un futuro podrías tener alguna alianza para que los perros estén limpios de manera sostenible, pero…. ahora necesitas protectoras, perreras, educadores caninos y gente que esté metida en el meollo para que te den el botón de oro o pulsen el botón rojo.
   – ¿Estás explorando la problemática y ya eres un experto en el tema o crees que yo sé más cosas que tú sobre el proyecto por lo que debes seguir investigando? ¿Cómo estás procesando la información? ¿Has creado algún documento o base de datos o simplemente tienes cientos de hojas y cuadernos con ideas? (Cosa, por otra parte, que está muy, pero que muy bien. Yo ni siquiera tengo eso)?
   
3. RETROALIMENTACIÓN: aquí es cuando te toca hablar a ti, suéltalo todo, habla de tus sentimientos con respecto al proyecto, las preguntas o dudas que tengas hasta este momento (porque tienes que seguir tomando notas).
   
   Eso sí, unos cuantos trucos para hacerlo seguro que nos vienen bien:
   – Sé extremadamente sincero (habla de todo y siempre de frente)
   – Sé extremadamente amoroso (como dije antes, una de las cosas más importantes es hacerlo todo con AMOR, mucho AMOR)
   – Aunque creas que todo lo que te han contado es una auténtica basura y que el tía o la tía están más hechos lío que la correa de 5 metros de mi perra, tú comienza resaltando los aspectos positivos (escava, escava que siempre hay alguno).
   – Explica los aspectos negativos que creas que has encontrado. Recuerda que esto es dar en la llaga por lo que intenta dar siempre propuestas para solucionarlos, lo que se conoce como feedback constructivo.
   – Con ventajas y desventajas del proyecto sobre la mesa, es momento de hacer una mini sesión creativa entre los dos para pensar juntos cómo resolver alguno de los mayores retos planteados.
   – Recuerda que todos los proyectos o ideas de proyecto tienen mucho potencial. Algunos habrá que trabajarse más, otros estarán ya haciendo contactos para trabajar al otro lado del charco, pero potencial tienen todos, para qué negarlo. Por eso, para terminar, resalta los aspectos positivos (de nuevo) y busca motivarlos para afrontar los aspectos negativos.

Postfeedback

Aquí es donde encontramos al amor de nuestra vida, un amigo, nuestra futura jefa o, simplemente, compartimos y ofrecemos ayuda.

Por un lado, recuerda que es más bonito recibir una presentación sin faltas de ortografía y con colorines que unas fotos por Whatsapp de notas tomadas a boli azul BIC con tachones y dibujitos (de esos que hacemos cuando estamos aburridos o pensando).

Por otro lado, piensa en la ilusión que te haría a ti recibir las sensaciones y comentarios de otra persona que también quiere cambiar el mundo, aunque sea un poquito. Piensa en lo hermoso que es encontrarte con la cocreadora de Souji, un producto para hacer jabón y detergente reciclando aceite sin usar sosa cáustica, o hablar con uno de los componentes de la Splora, una fundación en Castilla y León que realmente tiene proyectos de impacto social a través de poner en valor nuestro entorno.